excel 数据验证远离输入错误之法

数据验证的功能用一句话来说就是“禁止在单元格中输入无效的数据”。所谓无效数据，就是输入值不符合我们提前设定的限定条件，比如我们提前设定单元格内允许输入数据长度为8位，那么当我们输入一个位数小于8或者大于8的数据时都会出现输入无效的情况。下面我们来看一下数据验证的具体用法。

一、数据验证窗口介绍。

在选项栏找到“数据”—工具栏找到“验证” — 直接点击“验证”或者通过下拉菜单选择“数据验证”打开“数据有效性”设置窗口（如下图）。

二、有效性条件“整数/十进制/日期/时间/文本长度”的设置。

这几类用法是一样的，通过设置数据的关系符号和区间来设定数据有效性。

数据关系符号包括：之间、不介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于，总共8类。以下图为例，例如我想把F列设置成只能输入8位数字，具体步骤为：选中F列 — 点击工具栏“验证” — 在“数据有效性”窗口选择“文本长度”，数据选择“等于”，长度填8 — 设置完成后点击确定。此时假如我在F列任意单元格输入任意一个非8位的数字，则会弹出警告小窗口，提示“要输入的值必需有一个文本长度等于8”。

三、有效性条件“列表”的使用。

当我们记录大量数据用于后期数据分析时，有些列的内容是固定的，比如Issue Category的种类有Critical/Functional/Cosmetic-Major/Cosmetic-Minor/Observation五种，如果我们不设定数据验证，那么当我们输入内容的时候，很容易出现单词拼写错误，不区分大小写，有空格等问题，后期数据统计分析就会不准确。当我们使用数据验证“列表”功能限定单元格输入内容时，只需要通过下拉列表进行选择就可以输入内容，既提高了工作效率，又保证了数据的准确性。具体操作如下：选中需要设置数据有效性的列 — 点击“验证” — 选择“列表” — 选择“数据源” （数据源可以提前写到其他工作表）。由于需要设定数据列表有效性的列比较多，我们可以把所有可能写在另外一个工作表，选择数据源的时候直接从另一个工作表选择。